Die Meetingfalle
In Projekten wird über Budgets diskutiert, über Liefertermine, über Ressourcen. Was dabei selten jemand aufschreibt: was die wöchentlichen Meetings selbst kosten.
Das klingt nach einer Kleinigkeit. Es ist keine.
Rechnen wir es durch.
Ein erfahrener Ingenieur in einem deutschen Industrieunternehmen kostet intern rund 150 Euro pro Stunde. Das ist kein Freelancer-Satz, sondern eine interne Vollkostenkalkulation: Bruttogehalt, Lohnnebenkosten, Overhead, Infrastruktur. Zum Vergleich: laut einer Auswertung von GULP und Randstad Professional lag der durchschnittliche Stundensatz freiberuflicher Konstrukteure zu Beginn des Jahres 2024 bereits bei 99 Euro [1]. Das ist die Untergrenze. Für einen festangestellten Ingenieur in einem Großunternehmen mit entsprechender Kostenstruktur liegt der interne Vollkostensatz deutlich darüber.
Nehmen wir also 150 Euro als Ausgangspunkt.
Wenn dieser Ingenieur vier Stunden am Tag in Meetings sitzt, von denen er der Hälfte eigentlich fernbleiben könnte, sind das täglich 300 Euro verbrannte Arbeitszeit. Pro Woche 1.500 Euro. Pro Monat über 6.000 Euro. Für einen Mitarbeiter.
In einem Projektteam mit zehn Ingenieuren und einer ähnlichen Meetingbelastung summiert sich das auf über 60.000 Euro pro Monat. Nicht in Produkt investiert. Nicht in Problemlösung. Nicht in Entwicklung. Einfach verbrannt.
Diese Kosten tauchen in keiner Budgetplanung auf. Es gibt keine Zeile „unnötige Meetings“ in der Projektkalkulation. Aber sie sind real, und sie schlagen sich am Ende im Produkt nieder.
In großen Industrieunternehmen ist das Kostenbewusstsein für einzelne Arbeitsstunden oft abstrakt. Niemand spürt direkt den Schmerz einer verbrannten Stunde. Die Einnahmen aus laufenden Produkten sind so groß und so global verteilt, dass eine verbrannte Ingenieursstunde im Tagesgeschäft schlicht nicht auffällt.
Das ändert sich erst, wenn ein Projekt zeitlich oder kostentechnisch aus den Fugen gerät. Dann werden Werkzeuge eingesetzt um Pace aufzubauen: enges Tracking, intensive Steuerung, harte Priorisierung. Das sind keine Zeichen einer funktionierenden Kostenkultur, sondern Reaktionen auf ein Problem, das sich über Monate still aufgebaut hat. Die verbrannten Stunden in sinnlosen Meetings waren ein Teil davon.
Ich habe das in großen Projekten selbst erlebt. Der Zusammenhang zwischen der Zeit, die täglich in unnötigen Terminen verschwindet, und den Problemen, die Monate später sichtbar werden, ist real. Er ist nur schwer zu sehen, solange er entsteht.
Im Mittelstand kommt dieser Zusammenhang schneller ans Licht. Nicht weil der Mittelständler grundsätzlich effizienter denkt, sondern weil die Strukturen schlanker sind und Fehler sich schneller bemerkbar machen. Eine verbrannte Ingenieursstunde schlägt sich direkter in der Projektkalkulation nieder, weil keine großen Produktvolumina sie abpuffern.
Beim großen Industrieunternehmen dauert es länger, bis der Schaden sichtbar wird. Wenn er es ist, steckt das nächste Projekt bereits in Schwierigkeiten.
Die erste Maßnahme kostet nichts: einmal im Monat alle wiederkehrenden Meetings auf den Tisch legen und eine einzige Frage stellen. Muss dieser Termin wirklich stattfinden, und muss wirklich jeder dabei sein?
Wer das konsequent macht, findet meistens schnell heraus, dass ein erheblicher Teil der Meetingzeit sich einfacher, schneller und billiger ersetzen lässt. Durch ein klares Protokoll. Durch einen kurzen Statusbericht. Durch eine strukturierte Nachricht.
Der Mitarbeiter würde oft lieber effizient arbeiten. Er kann es nicht, weil er im nächsten Meeting sitzt.
[1] GULP / Randstad Professional (2024). Stundensatz von freiberuflichen Konstrukteuren. gulp.de/freelancing/wissen/finanzen/stundensatz-konstrukteure
Letzter Abruf: 19.05.2026
