Die Meetingfalle
Ein Meeting läuft. Du bist drin, aber eigentlich nicht wirklich. Die Inbox ist offen, eine Mail wird beantwortet, ein Dokument gelesen. Mit halbem Ohr hörst du zu, falls doch etwas Relevantes kommt.
Das kenne ich besonders aus Teammeetings, in denen jeder etwas komplett anderes berichtet hat. Eine Art Sammelbecken für Aufgaben, in dem das eigene Thema nur einmal kurz vorkommt und der Rest komplett am eigenen Aufgabengebiet vorbeigeht.
Die naheliegende Annahme ist: man macht halt zwei Dinge gleichzeitig, beide werden ein bisschen schlechter, aber insgesamt geht es schneller.
So funktioniert es aber nicht.
Die Nebenaufgabe, auf die man sich aktiv konzentriert, leidet oft kaum. Eine Mail, die man mit voller Aufmerksamkeit schreibt, ist eine gute Mail. Das Meeting dagegen verliert man fast komplett. Man bekommt vielleicht achtzig Prozent gar nicht mehr mit. Und das merkt man selbst meistens erst, wenn man direkt angesprochen wird und kurz die Frage nochmal wiederholt haben möchte.
Am Anfang ist das unangenehm. Mit der Zeit gewöhnt man sich daran und wird selbstbewusster: man sagt offen, dass man mit etwas anderem beschäftigt war, und bittet um eine Wiederholung. Das Meeting selbst wird dadurch nicht besser. Im Gegenteil, es verlängert sich noch um die Wiederholung.
Was hier passiert, hat einen Namen: Continuous Partial Attention, kurz CPA. Der Begriff wurde 1998 von Linda Stone geprägt, einer ehemaligen Managerin bei Apple und Microsoft, und später unter anderem in der Harvard Business Review beschrieben.
Der entscheidende Unterschied zu klassischem Multitasking: Multitasking ist laut Stone eine bewusste Entscheidung, um produktiver zu sein. CPA dagegen ist automatisch und wird von einem anderen Bedürfnis getrieben, nämlich ständig verbunden zu bleiben, ein „live node on the network“ zu sein, wie Stone es nennt. Man scannt kontinuierlich die Umgebung, um nichts zu verpassen.
Das ist im Grunde die Verhaltensebene von dem, was wir in Insight 1 als FOMO beschrieben haben. Die Angst etwas zu verpassen führt nicht dazu, dass man aufmerksam im Meeting sitzt. Sie führt dazu, dass man halb im Meeting und halb überall sonst ist.
Und wenn nicht nur eine Person, sondern die Mehrheit im Raum so agiert, verändert das die Substanz des Meetings selbst. Niemand hört wirklich zu. Diskussionsbeiträge kommen oft von Leuten, die gerade erst wieder eingestiegen sind und den Kontext nicht vollständig haben, was wir in Insight 3 schon als eigene Dynamik beschrieben haben. Das Meeting wird lauter, aber nicht besser.
Die ehrliche Konsequenz daraus: ein Meeting, in dem die Mehrheit mit halbem Ohr dabei ist, hat seinen Zweck bereits verloren, egal wie das Protokoll am Ende aussieht.
Die bessere Lösung liegt nicht darin, Multitasking zu verbieten, das funktioniert ohnehin nicht. Sie liegt darin, die Grundfrage aus Insight 3 ernst zu nehmen: wer muss wirklich im Raum sein?
Wenn jemand im Meeting sitzt, weil sein Thema kurz vorkommt, der Rest ihn aber nichts angeht, ist CPA keine persönliche Schwäche, sondern eine rationale Reaktion auf eine falsch zusammengesetzte Runde. Die Alternative wäre, diese Person gezielt für den relevanten Punkt hinzuzuholen, oder die Frage im Nachgang zu klären, wenn die Arbeit auch ohne sofortige Antwort weiterlaufen kann.
Meetings, in denen keiner richtig hinhört, sind kein Randproblem. Sie sind ein Signal, dass die Zusammensetzung nicht stimmt.
Stone, L. (2007). Beyond Simple Multi-Tasking: Continuous Partial Attention. Harvard Business Review (zugehöriger Blogbeitrag, ursprünglich Konzept von 1998). lindastone.net
