Die wahren Ursachen für Projektchaos.
Ein Projekt endet, das nächste ähnliche Projekt startet. Projektmitarbeiter aus dem vorherigen Projekt wechseln in andere Projekte oder Abteilungen. Das neue Projekt besteht aus ganz anderen Teams. Viele Herausforderungen sind aber die gleichen. Mit dem Gang der Projektmitarbeiter geht auch das Know-how verloren.
Die neuen Projektmitarbeiter starten im Zweifel bei Null und müssen sich das im vorherigen Projekt erarbeitete Wissen nun wieder aneignen. Doppelarbeit entsteht und das ist maximal ineffizient. Alte Projektmitarbeiter sind möglicherweise nicht mehr erreichbar, wodurch wichtige Informationen verloren gehen.
Ursächlich ist, dass den Projektteams oft nicht das nötige Werkzeug und ggf. nicht die Zeit zur Dokumentation an die Hand gegeben wird. Wie einfach wäre es, wenn durch gezielte Retrospektiven der wichtigste Inhalt extrahiert und in einem Projekt-Wiki zentral gespeichert würde? Alle neuen Projektmitarbeiter könnten viel schneller ins Projekt einsteigen. Alte Verantwortlichkeiten wären durch Kommunikationsmatrizen bekannt, Projektinformationen zentral verfügbar. Kombiniert mit einer aufgeräumten Dateiablage bietet dies die beste Basis für ein erfolgreiches Projekt.
Projekt-Chaos ist aus meiner Sicht oft auf die gleichen Probleme zurückzuführen: mangelnde Kommunikation, chaotische Dateiablage, keine zentrale Informationsquelle. Ein Wiki, ein Regeltermin und ein wenig Zeit zur Pflege können schon helfen, das Chaos in den Griff zu bekommen. Wer Zeit nicht hat, kann über automatische Workflows mit KI-Unterstützung nachdenken, um Informationen aus Protokollentwürfen der Regeltermine zu extrahieren und ins Wiki einzufügen.
Durch meine Erfahrung als Ingenieur und technischer Lösungsdenker weiß ich, wie solche Prozesse sinnvoll strukturiert und digital unterstützt werden können, sodass Teams effizienter arbeiten und Doppelarbeit minimiert wird.
